UV no generará más oficios en papel

La Universidad Veracruzana (UV) pondrá en marcha el Sistema de Seguimiento y Correspondencia Digital Hermes, el cual permitirá a la institución un mejor control y seguimiento de toda la documentación administrativa de manera digital, lo que representará, además, un ahorro en papel, tinta y energía eléctrica.

Con este sistema, aseguró el rector Raúl Arias Lovillo, la UV se pone a la vanguardia a nivel nacional, al poner en práctica un proyecto que es la parte fundamental del Plan Maestro de Sustentabilidad que se impulsa en esta casa de estudios, al tiempo que hará más eficientes las prácticas administrativas.

 “Es un proyecto muy importante para la administración universitaria e institución en general. Quiero exhortarlos a que tengamos toda la responsabilidad y todo el compromiso por utilizar el sistema; a la vuelta de la esquina nos daremos cuenta que no solamente seremos ahorradores de papel y tinta, sino más eficientes en nuestro trabajo y esto construirá una mejor universidad”, enfatizó durante la presentación del programa, efectuada este 7 de marzo en las oficinas de Rectoría.

Asimismo, compartió con los asistentes que desde hace algún tiempo no hace uso ni recibe solicitudes en papel. Por el contrario, dijo, toda comunicación con la comunidad universitaria es a través de correos electrónicos.

Sobre el sistema Hermes, Lázaro Rafael Sánchez Velásquez, coordinador Universitario para la Sustentabilidad, indicó que la UV será la primera universidad a nivel nacional que haga uso de un sistema que permite la administración y seguimiento de correspondencia electrónica (en línea).

“Hasta el momento dos universidades han expresado el interés de conocer a detalle el funcionamiento de este sistema”, añadió.

Explicó que se utilizará para el envío y recepción de oficios, circulares y memorándum dentro de la UV; es decir, que sólo es de uso interno, “es un sueño para muchos colegas investigadores, académicos, administrativos y estudiantes”.

Pero, ¿qué implicaciones tendrá para la institución educativa? Mencionó que será el ahorro en papel, tinta de impresión, energía eléctrica, además de que impactará en la movilidad positivamente al disminuir la mensajería, hay un ahorro de tiempo para los campus y en espacios físicos.

Para el uso correcto del sistema, Sánchez Velásquez informó que habrá cursos de capacitación para la comunidad universitaria. El primero será del 11 al 15 de marzo y un segundo, del 19 al 21 del mismo mes.

El sistema Hermes fue presentado como parte del plan de trabajo de CoSustenta en coordinación con la Dirección General de Tecnología de Información (DGTI), al Consejo General Universitario. En el 2011, se lanzó un sistema piloto en el que participaron diferentes entidades y departamentos universitarios.

Por su parte, Elsa Ortega Ramírez, titular de la DGTI, indicó que empezó a operar en el 2004, por las necesidades que tenía la Secretaría de Administración y Finanzas (SAF), que hasta la fecha tiene aproximadamente 56 mil 500 oficios enviados y recibidos, los cuales están ordenados en carpetas como se hace en un correo electrónico.

Y agregó que desde el 2005, el primer sistema Hermes, opera en la SAF, Contraloría General, DGTI y CoSustenta.

Las características principales que tiene, especificó, es que es muy parecido al correo electrónico; cuenta con indicadores de prioridad para cada correspondencia; permite adjuntar y exportar archivos; envía notificaciones para enviar correspondencia; tiene administración de usuarios, para determinar quienes tendrán acceso al buzón y quienes podrán contestar por nosotros; se pueden organizar los correos por carpetas; podrán ingresar con su password institucional; sólo se podrá mantener comunicación con aquellas personas que estén agregados al sistema, entre otros.

Por último, Leticia Rodríguez Audirac, secretaria de la Rectoría, dijo que este es el momento para que cada entidad y departamento haga una depuración de los archivos que se tienen en papel, “utilicemos este sistema y hagamos una depuración de todo lo tengamos

Cabe mencionar que la presentación fue transmitida por videoconferencia a cada uno de los campus de la UV, además de que estuvieron presentes funcionarios de primer nivel y directores generales de áreas académicas.